Novità in arrivo sul check in a distanza (detto anche “check in da remoto” o “self-check-in”): nonostante l’attuale divieto, prima di Pasqua potrebbe arrivare una nuova circolare del Ministero dell’Interno che consente di utilizzare questa modalità grazie alla tecnologia. In questo articolo vedremo le novità in arrivo e quali tecnologie consentono di effettuare il check in a distanza, senza dover necessariamente identificare gli ospiti di persona.
Check-in a distanza: in arrivo chiarimenti dal Viminale
Negli ultimi mesi si è acceso un vivace dibattito intorno alla possibilità di svolgere il check-in nelle strutture ricettive, come B&B, case vacanza, affittacamere e hotel, attraverso procedure totalmente a distanza. L’attuale interpretazione ministeriale, ribadita in una recente nota ufficiale, vieta di fatto il self-check-in e l’uso di key box in assenza di un controllo fisico dell’ospite e dei documenti.
Tuttavia, la recente apertura, dopo l’incontro avvenuto con i rappresentanti di categoria il 20 Marzo, anticipa una probabile regolamentazione del check-in a distanza con precise modalità e strumenti tecnologici che garantirebbero maggiore sicurezza.
L’apertura del Ministero dell’Interno: possibili novità a breve
Nonostante il quadro normativo in vigore sia molto restrittivo, si apre ora uno spiraglio di novità. Prima di Pasqua, in tempo per le festività e il successivo ponte del 25 aprile, il Ministero dell’Interno dovrebbe emanare una nuova circolare, fornendo linee guida più chiare su come effettuare il check-in a distanza nelle case vacanza, B&B e altre attività ricettive.
La conferma di questo possibile cambio di rotta è emersa durante l’incontro tra varie associazioni di settore (che rappresentano B&B e case vacanze) e il vicecapo di gabinetto del Viminale, Vittorio Lapolla. Nell’occasione, si è tornati a discutere delle modalità di riconoscimento degli ospiti, toccando il tema della sicurezza e della necessità di procedure verificabili dalla Pubblica Sicurezza.
La tecnologia che rende possibile e sicuro il riconoscimento a distanza
L’interpretazione attuale – con il divieto del check-in a distanza – si basa sul fatto che la legge prevede, da parte del gestore, l’obbligo di identificare personalmente l’ospite prima di consentirgli l’accesso alla struttura, per ragioni di pubblica sicurezza (vedi: “Self Check-In e Key Box Illegali? I chiarimenti del Ministero“).
In molti hanno criticato questo approccio restrittivo, poiché non tiene conto delle recenti tecnologie che consentono il riconoscimento a distanza, già ampiamente usate in altri ambiti (da quello bancario alla pubblica amministrazione, per fare degli esempi).
Per questo motivo, le associazioni del settore extra alberghiero spingono da tempo per procedure più “smart”, che garantiscano sicurezza ma allo stesso tempo semplifichino l’esperienza d’uso per l’ospite e riducano gli oneri gestionali per chi offre ospitalità. Da qui la possibilità che una nuova circolare ministeriale possa aprire all’uso di tecnologie di riconoscimento a distanza, come:
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Scansione del documento e confronto biometrico (selfie o video) per verificare la corrispondenza con l’intestatario.
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Codici OTP o altri sistemi di autenticazione a due fattori, che certifichino l’identità dell’utente.
Di seguito, vediamo nel dettaglio quali sono queste tecnologie e come possono essere impiegate dalle attività ricettive per il self check-in.
1. Scansione del documento di riconoscimento dell’ospite
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Come funziona: l’ospite carica la foto (o effettua la scansione) del proprio documento (carta d’identità, passaporto, patente). Il sistema acquisisce in automatico i dati anagrafici necessari (anche tramite lettura NFC, se il documento è elettronico).
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Vantaggi: riduce errori nella trascrizione manuale e semplifica la raccolta dei dati, che verranno poi inviati al Portale Alloggiati Web per adempiere alle normative di pubblica sicurezza. Inoltre, aiuta a velocizzare la procedura di check-in, consente all’ospite di completare la registrazione prima di arrivare in struttura e supporta la gestione automatica di più prenotazioni contemporaneamente.
2. Confronto biometrico tramite fotografia (o video)
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Che cos’è: il sistema richiede un selfie o un breve video all’ospite, confrontando i tratti del viso con la foto presente sul documento (o con un’immagine già archiviata).
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Perché è utile: garantisce che chi sta prenotando o effettuando il check-in sia effettivamente il titolare del documento e riduce i rischi di frode, ad esempio l’uso di documenti falsi o intestati a terzi.
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Vantaggi: il confronto biometrico permette di automatizzare la verifica dell’identità senza che l’host o il personale di reception debba incontrare fisicamente l’ospite. È particolarmente vantaggioso nelle locazioni brevi, dove spesso non c’è una reception fissa.
3. Invio di un codice OTP (One-Time Password)
Per dotarsi di queste tecnologie, esistono piattaforme di property management (PMS) e servizi di check-in digitale che integrano già funzioni come l’invio di OTP, il riconoscimento biometrico e la scansione documenti.
Inoltre, gli operatori dovranno anche garantire che i dati sensibili siano memorizzati e custoditi in modo da rispettare la privacy degli ospiti, evitando possibili problemi di sicurezza informatica che potrebbero causare furto o manomissione dei dati.
Verso un nuovo equilibrio tra legalità e innovazione
Se il Viminale dovesse effettivamente rivedere o integrare e procedure ammissibili, le strutture ricettive avrebbero un quadro più chiaro per adottare sistemi di self-check-in legali e conformi ai requisiti di pubblica sicurezza. L’apertura, sebbene “con cautela” – come dichiarato dai rappresentanti istituzionali – indica che le procedure di riconoscimento a distanza saranno ammesse, a patto di garantire i livelli di sicurezza e tracciabilità richiesti dalla legge.
Molti rappresentanti del settore ricettivo, soprattutto chi gestisce affitti brevi e b&b, attendono dunque con interesse questa “virata” del Viminale, auspicando che possa sancire la piena legittimità del self-check-in basato su strumenti di riconoscimento a distanza, con diversi vantaggi pratici per i gestori.
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